Google Workspace

Deze pagina geeft een compleet en praktisch overzicht van Google Workspace binnen Festival Xperience: wat het is, welke onderdelen erin zitten, en hoe je ze in het dagelijks gebruik toepast. Deze informatie is bedoeld voor alle gebruikers binnen onze organisatie.

Wat is Google Workspace?

Google Workspace is een complete, cloud‑gebaseerde werkomgeving van Google waarin e‑mail, bestanden, agenda’s, samenwerken en communicatie samenkomen. Alles werkt online, veilig en realtime – op computer, tablet en smartphone.

Je logt in met je zakelijke e‑mailadres en hebt daarna toegang tot alle onderdelen vanuit één account.

 


👉 Inloggen kan via: https://mail.google.com of direct via de specifieke applicaties (zoals Drive of Google Agenda).

Gmail – Zakelijke e‑mail

Wat is het?
Gmail is de zakelijke e‑mailomgeving binnen Google Workspace wat we gebruiken voor mail.

Wat kun je ermee?

  • E‑mails versturen en ontvangen
  • Mappen (labels) en filters gebruiken
  • Spam- en virusbescherming (automatisch)
  • Met meerdere aliassen ontvangen en verzenden @foreverfestival.nl bijv
  • Zoeken in e‑mail (zeer krachtig)

Waar gebruik je het?

  • Browser: https://mail.google.com
  • Smartphone/tablet: Gmail‑app (iOS & Android)
  • Optioneel: via Outlook of Apple Mail (met koppeling) – We raden de Gmail app aan omdat deze veel meer functies heeft

Google Drive – Bestanden & mappen

Wat is het?
Google Drive is de centrale opslagplek voor alle documenten, bestanden en gedeelde mappen. We werken standaard allemaal samen in de FX Projecten gedeelde map.

Wat kun je ermee?

  • Bestanden opslaan in de cloud
  • Mappen delen met collega’s of externen
  • Realtime samenwerken in documenten
  • Versiebeheer (oude versies terughalen)

Belangrijk om te weten

  • Bestanden staan niet alleen lokaal, maar veilig online
  • Alles is gekoppeld aan je account, niet aan je computer

  • Mocht je de gedeelde drive (FX – Projects etc) niet zien in Google Drive desktop moet je even het volgende checken:

    – Ga in een browser naar drive.google.com en klik links op gedeelde drives
    – Achter de gedeelde drive die je dan rechts in beeld ziet (FX – Projects bijv) klik je rechts op de puntjes (3 puntjes) > Ordenen (Organise) en vink je aan:
    – Snelkoppeling toevoegen EN – Toevoegen aan met ster

Waar gebruik je het?

  • Browser: https://drive.google.com
  • Computer: Google Drive for Desktop (optioneel)
  • Smartphone/tablet: Google Drive‑app

Google Docs, Sheets & Slides

Dit zijn de online tegenhangers van Word, Excel en PowerPoint.

Google Docs (Tekstdocumenten)

  • Brieven, notities, verslagen
  • Meerdere mensen tegelijk in één document

Google Sheets (Spreadsheets)

  • Tabellen, berekeningen, overzichten
  • Sterk in samenwerken en delen

Google Slides (Presentaties)

  • Presentaties maken en delen
  • Online presenteren of downloaden als PowerPoint/PDF

Voordelen

  • Automatisch opgeslagen
  • Geen bijlagen meer nodig
  • Altijd de laatste versie

Google Agenda – Kalender

Wat is het?
Google Agenda is de centrale agenda voor afspraken, vergaderingen en planningen.

Wat kun je ermee?

  • Afspraken plannen
  • Collega’s uitnodigen
  • Zien wanneer anderen beschikbaar zijn
  • Meerdere agenda’s (bijv. privé / werk / team)

Waar gebruik je het?

Google Meet en Chat – Videobellen en chatten

Wat is het?
Google Meet is de tool voor online vergaderen en videobellen.
Google Chat is een interne chat tool, je kunt ook externe mensen toevoegen

Wat kun je ermee?

  • Videomeetings starten of plannen
  • Scherm delen
  • Deelnemen via link (geen account nodig voor gasten)

Waar gebruik je het?

Contacten – Personen & adressen

Wat is het?
Google Contacten slaat al je zakelijke contacten centraal op.

Wat kun je ermee?

  • Contacten beheren
  • Synchronisatie met je telefoon
  • Integratie met Gmail en Agenda – maar ook met je Mac/iPhone contacten

Beveiliging & betrouwbaarheid

Google Workspace biedt:

  • Tweestapsverificatie (2FA) en wachtwoordloos inloggen (Aanbevolen!)
    Dit stel je in via myaccount.google.com
  • Spam- en phishingbescherming
  • Back‑ups en versiegeschiedenis
  • Toegang per apparaat te beveiligen

Gebruik altijd een sterk wachtwoord en deel je account nooit met anderen.

Google Gemini Pro – Slimme AI-assistent

Wat is Google Gemini?
Google Gemini is de ingebouwde AI-assistent binnen Google Workspace. Gemini helpt je slimmer en sneller werken door mee te denken, teksten te schrijven, samen te vatten en informatie te analyseren binnen je dagelijkse Google-tools.

Gemini werkt veilig binnen de zakelijke omgeving en gebruikt geen bedrijfsdata om openbare AI-modellen te trainen.

Hoe gebruik je Google Gemini?

  • Ga simpelweg naar gemini.google.com of download de Gemini app
  • Je werkt met duidelijke opdrachten (prompts)
  • Resultaten kun je altijd aanpassen of negeren

Gemini is een hulpmiddel, jij houdt altijd de controle.

Samenvatting

Met Google Workspace heb je:

  • Eén account voor alles
  • Overal toegang tot je werk en data
  • Betere samenwerking
  • Minder losse bestanden en bijlagen

Het is de standaard werkomgeving binnen onze organisatie.

TIPS

Als je voor de eerste keer Gmail opent via mail.google.com ga dan direct naar het tandwieltje rechtsboven en klik op alle instellingen.

– Ga dan naar Accounts en vul eenmaal de extra aliassen in: jouwnaam@foreverfestival.nl , jouwnaam@smashedpotatoes.nl , jouwnaam@90sforever.nl je kunt nu verzenden met een van die adressen naast je standaard @festivalxperience.com adres
Daar onderin zet je ook de optie: Verstuur vanuit het adres het bericht is binnengekomen aan!
– Onder het menu (instellingen) > Accounts zet je aan:
Reply all, Send & archive, Personalisatie, Smart reply, Show indicators
– Stel handtekeningen per domein in als je dat wilt ook op deze pagina
– Onder het kopje Inbox raden we aan om Standaard, Promoties en Updates aan te zetten en markers te tonen zo hoe je een goed overzicht
– Onder het menu kopje geavanceerd kun je Unread message icon and badge aanzetten, dan zie je in  het browser tabblad direct hoeveel nieuwe mails je hebt 😀